AGGIORNAMENTI SUL TEMA DI REGISTRO DEI TITOLARI EFFETTIVI

E LEGGE SUL REGISTRO DEI TITOLARI EFFETTIVI

Con intenzione di recepire nella legislazione ceca le richieste del diritto europeo il Parlamento della Repubblica Ceca ha emanato la nuova legge n. 37/2021 Racc. sul registro dei titolari effettivi (d’ora in poi solo Legge sul registro dei titolari effettivi”). La legge ha acquisito la validità già dal 03.02.2021 però la sua parte rilevante produce effetti a partire dal 01.06.2021. L’obbiettivo della legge è quello di precisare e semplificare il registro dei titolari effettivi nonché quello di garantire l’esigibilità degli obblighi e una maggiore trasparenza. Il tema di titolari effettivi e il loro registro riguarda anche l’emendamento della legge n. 253/2008 Racc. sui provvedimenti contro legalizzazione di ricavi provenienti da attività illeciti e finanziamento di terrorismo, entrato in vigore già dal 1.1.2021. Il presente articolo riassume brevemente le informazioni aggiornate sulle nuove normative in materia del registro dei titolari effettivi e sugli obblighi derivanti ponendo attenzione in particolare alle società di capitali.

Il registro dei titolari effettivi non rappresenta nel diritto ceco una novità. Infatti, le persone giuridiche e fondi fiduciari hanno già da alcuni anni l’obbligo di segnalare i titolari effettivi nel Registro dei titolari effettivi. Il Ministero della Giustizia provvedeva alla gestione dell’apposito registro in base alla legge n.304/2013 Racc. sui registri pubblici delle persone fisiche e giuridiche, con emendamenti successivi. La legislatura finora valida però soffriva di alcuni punti deboli di cui il più marcato è stata l’inesistenza delle sanzioni per mancato adempimento degli obblighi. Per questo motivo la nuova legislatura punta a definire delle sanzioni considerevoli.

Allo scopo di disciplinare l’argomento del registro dei titolari effettivi è stata emanata una nuova legge speciale, denominata appunto la legge sul registro dei titolari effettivi. La nuova legge fornisce una definizione di alcuni termini attinenti e introduce i diritti e gli obblighi delle persone giuridiche e ai fondi fiduciari

1. Definizione del titolare effettivo

Beneficiario effettivo in caso di un’impresa commerciale si intende ogni persona che può avere, direttamente o indirettamente tramite un’altra persona o un istituto giuridico, una parte sostanziale del vantaggio patrimoniale totale generato dall’operazione o dalla liquidazione della persona giuridica, ovvero possiede il diritto ad ottenere una quota superiore al 25% sull’utile, su altre fonti proprie o sul saldo di liquidazione della società e non procede al trasferimento di tale quota di profitto (intendendosi con ciò che la legge stabilisce che si ritiene che il soggetto non trasferisca ulteriormente tale quota).

Persona con influenza decisiva è una persona che può, senza istruzioni di un altro, esercitare direttamente o indirettamente il controllo di una persona giuridica. Nel caso delle imprese commerciali si tratterà di ogni persona fisica avente lo status di persona controllante ai sensi della legge societaria. La legge definisce inoltre la supposizione che il beneficiario effettivo sia ogni persona che detiene una tale quota dei diritti di voto che supera notevolmente le quote dei diritti di voto di altri soci soprattutto qualora si tratti di una quota superiore al 25%.

La legge stabilisce inoltre le regole più dettagliate per definire la quota sul profitto o quella sui diritti di voto in caso di strutture ramificate o concatenazione di più persone. 

In caso di impossibilità di identificare il titolare effettivo di una società commerciale si procede alla nomina di titolare effettivo sostituto. Questo status poi riveste ogni persona facente parte del management della persona giuridica, ovvero amministratori o membri del consiglio d’amministrazione o della gestione.

Una società commerciale può avere più titolari effettivi di cui ciascuno deve essere identificato. In caso di alcune categorie di soggetti giuridici la legge prevede l’assenza di un titolare effettivo. Si tratta ad esempio di associazioni d proprietari delle unità immobiliari.

1. Iscrizione del titolare effettivo al registro

La persona tenuta all’iscrizione coincide con la stessa persona giuridica. Qiundi spetta all’organo statutario della società il compito di proporre i dati da iscrivere al registro, mediante un‘apposita proposta di iscrizione. L’autorità di registrazione è il tribunale competente oppure anche un notaio tramite procedura di iscrizione diretta. La proposta di iscrizione deve essere presentata senza indugi inutili dopo il verificarsi dell’evento decisivo. L’obbligo di presentazione della proposta riguarda sia dati da iscrivere ex-novo sia modifiche dei dati già iscritti. In caso di omissione dell’obbligo di presentare la proposta da parte della società tenuta all’iscrizione entro 15 giorni dal verificarsi dell’evento decisivo, la proposta può essere presentata da chiunque chi dimostri l’interesse legittimo all’iscrizione, allegato alla proposta di documenti prescritti. A presentare la proposta è intitolato anche lo stesso titolare effettivo.

La proposta di iscrizione viene presentata esclusivamente in forma elettronica mediante apposito modulo. Alla proposta devono essere allegati documenti comprovanti i fatti da iscrivere nel registro dei titolari effettivi. Questo obbligo non riguarda fatti rilevabili dal sistema informativo dell’amministrazione pubblica.

Nel registro vengono iscritti i seguenti dati:

1. a) dati relativi al titolare effettivo
2. b) dati che spiegano su che cosa si basa la posizione del titolare effettivo, compresi i dati sulla struttura interna
3. c) dati sulla durata dello status di titolare effettivo
4. d) dati sulla persona giuridica, sugli aspetti processuali (ad esempio data dell’evento decisivo) nonché cd. nota di irregolarità, se del caso

Costituiscono allegati obbligatori della proposta di iscrizione soprattutto i documenti comprovanti lo status del titolare effettivo o la struttura interna, ovvero estratti dai registri pubblici, atti costitutivi, elenchi di soci, delibere dell’organo statutario sulla ripartizione dell’utile, dichiarazioni dei soci che agiscono in concerto, autocertificazione della persona giuridica tenuta all’iscrizione o del titolare effettivo qualora lo status di titolare effettivo non derivi da fatti giuridici comprovabili con documenti o non deriva affatto da un fatto giuridico. In caso di soggetti esteri vengono presentati documenti comprovanti l’identità della persona, ad esempio un documento d’identità personale o estratto dal registro demografico. Da allegare alla proposta basteranno semplici copie (ad eccezione dei documenti comprovanti il consenso che dovranno essere munite di firme autografi o presentate sotto forma di copie autenticate ufficialmente). Le scritture in lingue stranieri devono essere munite di traduzione (non è obbligatoria una traduzione asseverata).

La tassa amministrativa da pagare attualmente per presentazione della proposta d’iscrizione nel registro dei titolari effettivi ammonta a Czk 1000. A partire dal 1° giugno 2021 la tassa aumenta a Czk 4 000 in caso delle società commerciali e a Czk 2 000 in caso dei fondi fiduciari. In caso di iscrizione diretta a cura di un notaio non va pagata la tassa giudiziaria ma soltanto l’onorario del notaio da definire in base al tariffario notarile appositamente aggiornato. Il termine di iscrizione a cura del notaio è di soli tre giorni lavorativi dalla presentazione della proposta mentre nel caso di presentazione al tribunale competente non vi sono previsti termini fissi. La proposta deve essere presentata elettronicamente, munita di firma elettronica certificata o tramite la cd. casella dei dati.

Oltre all’iscrizione per iniziativa del soggetto coinvolto, può verificarsi anche l’iscrizione automatica, ovvero iscrizione senza necessità di presentare qualsiasi proposta o domanda, mediante cd. trascrizione automatica. Il legislatore presume tale modalità di iscrizione per la maggior parte delle persone. La trascrizione automatica è un meccanismo per rilevare dati dai registri pubblici e per trasferirli nel registro dei titolari effettivi. In caso di corrispondenza al presupporti legali per la trascrizione, l’iscrizione avviene automaticamente. Lo scopo è quello di sollevare di qualsiasi carico amministrativo i dichiaranti aventi un titolare effettivo evidente. In caso delle società a responsabilità limitata aventi in qualità di socio titolare di quota superiore al 25% iscritta una persona fisica oppure in caso di società per azioni con azionista unico avviene la trascrizione automatica. Occorre specificare che la trascrizione automatica non è una tantum, ma rappresenta un collegamento permanente dello stato di iscrizione nel registro pubblico con gli atti degli attuali proprietari. A meno che la persona tenuta all’iscrizione non proponga una iscrizione diversa, i dati vengono trascritti automaticamente nel registro dei titolari effettivi. La società però sarà tenuta a controllare la correttezza di tale trascrizione automatica. Qualora nella società esistano altri titolari effettivi non risultanti dal registro mediante la trascrizione automatica, la società dovrà provvedere all’iscrizione di tale titolare effettivo. La responsabilità dell’iscrizione del titolare effettivo è quindi sempre a carico della persona tenuta all’iscrizione.

Nel registro dei titolari effettivi risulteranno i dati iscritti nel vecchio registro. Nel caso delle persone tenute all’iscrizione del titolare effettivo che hanno provveduto ad identificare il titolare effettivo in conformità alla legislatura finora vigente non scatta automaticamente il meccanismo di trascrizione automatica da altri registri pubblici (ad esempio dal registro delle imprese). Comunque, tali entità possono rivolgersi al tribunale o ad un notaio chiedendo di attivare il regime di trascrizione automatica. In ogni caso, la trascrizione automatica su richiesta riguarderà ovviamente soltanto le modifiche future, iscritte ad esempio nel registro delle imprese.

1. Conseguenze associate al mancato adempimento dell’obbligo di registrazione

In caso di mancato adempimento dell’obbligo di registrazione la legge introduce meccanismi sanzionatori sotto forma di impatti negativi di diritto privato o anche sanzioni pecuniarie.

Si procederà all’impedimento del pagamento dell’utile e anche dell’esercizio dei diritti di voto. Al titolare effettivo non risultante dal registro dei titolari effettivi la società commerciale non potrà pagare la spettante quota sull’utile. In caso di pagamento nonostante il divieto, tale comportamento dell’organo statutario sarà qualificato come violazione della diligenza da bravo padre della famiglia e si dovrebbe procedere in modo tale da ottenere il rimborso dell’arricchimento senza giusta causa. Contemporaneamente la società commerciale non è autorizzata a pagare la quota sull’utile a favore di un’altra persona giuridica cui titolare effettivo non figura iscritto nel registro dei titolari effettivi. Un titolare effettivo non registrato non potrà esercitare i suoi diritti di voto o prendere delibere in veste di socio unico. Nel caso di violazione del divieto si rischia che la delibera venga dichiarata nulla.

In caso di discrepanze fra i dati relativi al titolare effettivo il tribunale appone nel registro una cd. nota di irregolarità.

Dal mancato adempimento all’obbligo di registrazione scaturisce la responsabilità delittuale. Alla persona giuridica può essere imposta una sanzione fino al Czk 500 000 in caso di mancata iscrizione dei dati entro il termine imposto dal tribunale o entro 15 giorni dall’entrata in vigore della decisione sulla cancellazione dei dati scorretti a cura del tribunale. La sanzione può essere imposta anche in caso di assenza dell’annotazione nel registro dei titolari effetti o in caso di rilevazione di discrepanze. I soggetti come titolare effettivo, beneficiario effettivo, persona controllare, persona avente influenza decisiva ecc. commettono un’infrazione non prestando la collaborazione necessaria alla persona tenuta a provvedere all’iscrizione. Anche in questo caso la legge prevede una sanzione pecuniaria fino a Czk 500 000.

1. Accessibilità dei dati nel registro dei titolari effettivi

La nuova legge estende notevolmente l’accessibilità dei dati risultanti dal registro dei titolari effettivi.

• Accesso remoto ai dati relativi alle persone giuridiche tramite sito web

Sul sito web del Ministero della Giustizia saranno accessibili pubblicamente e gratuitamente i dati relativi al titolare effettivo, limitatamente al nome, lo stato di residenza, l’anno e il mese di nascita e la nazionalità del beneficiario effettivo; dati sul carattere di posizione del titolare effettivo; dato sulla grandezza della partecipazione diretta o indiretta del titolare effettivo; il giorno a partire dal quale la persona fisica riveste lo status di titolare effettivo; il giorno fino al quale rivestiva tale status. Possono essere pubblicati anche ulteriori dati a presupposto che il titolare effettivo approvi la loro pubblicizzazione oppure siano trascritti in regime automatico dal registro pubblico.

• Dati relativi ai fondi fiduciari

Il tribunale competente fornisce in base ad una domanda del richiedente, dopo aver dimostrato l’interesse legittimo se del caso, i dati relativi al titolare effettivo delle entità giuridiche, ovvero di un fondo fiduciario nazionale o estero. Le domande riguardano i casi di prevenzione di commissione di reati connessi alla legalizzazione dei ricavi da attività illecite e altri reati di terrorismo, come il sostegno o il finanziamento, oppure le domande presentate da una persona avente un rapporto verso l’entità giuridica tramite la quale il beneficiario effettivo può ottenere profitti o persona con influenza decisiva su una persona giuridica estera con sede al di fuori di uno dei Stati membri dell’Unione Europea.

• Abilitazione all’accesso completo

All’accesso a tutti i dati nel loro complesso sono per legge abilitati soltanto alcuni soggetti, in particolare organi di pubblica amministrazione ad esempio ai fini di procedimenti giudiziari, amministrativi, fiscali ecc., o ai prestatori di sostegni finanziari pubblici ed altri organi statali nell’ambito di svolgimento delle loro competenze. L’estratto completo dal registro può ottenere anche il soggetto coinvolto o il titolare effettivo di esso.

Conclusione

La Legge sul Registro dei titolari effettivi produce effetti a partire dal 01.06.2021. La nuova legge prefissa i termini entro i quali le persone tenute alla segnalazione dei titolari effetti dovranno far fronte agli obblighi in materia di segnalazione dei titolari effettivi.

Entro il 1° giugno 2021, risp. immediatamente dopo tale data, devono adempiere l’obbligo di segnalazione le società commerciali che finora non hanno provveduto a segnalare i propri titolari effettivi affatto oppure entro i termini di legge (maggiori dettagli di seguito).

Entro il 1° dicembre 2021 devono adempiere l’obbligo di segnalazione le corporate governace che hanno già provveduto a registrare i propri titolari effetti in base alla normativa precedente, ovvero hanno adempiuto l’obbligo di segnalazione entro la data del 1° gennaio 2019 (per quanto riguarda alle società costituite prima del 31.12.2017) oppure entro il termine di 15 giorni dalla data di costituzione della società per quelle costituite in un momento successivo al 1° gennaio 2018.

Le altre persone tenute alla segnalazione dei titolari effettivi (quindi anche i fond fiduciari) che hanno provveduto a segnalare i propri titolari effettivi in applicazione della normativa precedente, devono far fronte all’obbligo di segnalazione entro la data del 1° giugno 2022 mentre quelle che nono hanno provveduto alla segnalazione in base della normativa precedente dovranno adempiere l’obbligo entro il 1° dicembre 2021.

Si raccomanda a tutte le persone giuridiche ma in particolare a quelle con complesse compagini proprietarie o gestionali di controllare e verificare i propri titolari effettivi nelle intenzioni della nuova legge sul registro dei titolari effetti. Siamo a vostra completa disposizione per prestarvi la nostra collaborazione occorrente o per rispondere a qualsiasi domanda in merito.

A Praga il 26.04.2021

Distinti saluti,

Team Spoladore & Bystřický, advokátní kancelář